10 millions. C’est le nombre de freelances que l’on estime aujourd’hui dans l’Union européenne (source : Eurostat). Un chiffre qui ne cesse de grimper tant ce mode de travail présente des avantages pour les talents. Les entreprises ne sont pas non plus sans restes. Faire appel à des freelances est un moyen de bénéficier de l’expertise qui fait défaut en interne sans les contraintes du salariat.
Si pour l’heure il est difficile de chiffrer le nombre d’organisations qui collaborent avec des indépendants, on peut néanmoins affirmer que ce format de collaboration est voué à se développer compte tenu de l’évolution radicale des aspirations et du comportement des travailleurs.
Dès lors, le défi pour les organisations est d’apprendre à interagir avec ces travailleurs indépendants, à faire « alliance » avec eux le temps d’un projet. Se pose alors une question : comment manager des freelances ?
Cap sur le sujet.
Manager les freelances, une drôle d’idée ? C’est ce que l’on pourrait croire puisque ces travailleurs ne sont soumis à aucun lien de subordination contrairement aux salariés. Néanmoins, les freelances rejoignent un projet d’entreprise pour une durée déterminée et s’intègrent à une équipe. Ce qui veut dire qu’entreprise et freelance doivent collaborer main dans la main. Comment ?
Côté organisation, en communiquant des éléments de contexte, de fonctionnement, des données, des informations techniques voire de stratégie. Côté freelance, en mettant son expertise à l'œuvre dans le respect des délais, de la confidentialité et du contexte de l'entreprise. Prenons un exemple.
Vous faites appel à un freelance copywriter. Pour qu’il puisse mobiliser ses compétences efficacement, il est nécessaire de lui communiquer des informations a minima sur votre produit/service, sur les résultats de vos actions marketing ainsi que votre ton of voice.
Vous avez un nouveau projet sur le feu qui nécessite les compétences pointues d’un expert ? Et malheureusement le freelance avec lequel vous avez collaboré par le passé n’est pas disponible ? Vous voilà bien embêté !
Quand la compétence se trouve à l’extérieur de l’entreprise, mieux vaut anticiper vos besoins en déterminant votre budget, en communiquant à l’avance les projets à venir au freelance et en maintenant le lien.
Les salariés ne sont pas les seuls à partager leur avis sur votre entreprise. Les freelances aussi s’expriment ! Autrement dit, si un travailleur indépendant a eu une mauvaise expérience chez vous, il est probable qu’il le fasse savoir à ses pairs. Vous prenez alors le risque d’être blacklisté par la communauté freelance. En matière d’image, ce n’est pas folichon !
Salariés ou non, nous restons des êtres émotionnels à qui un « merci » ou un « super ton boulot » fait du bien. Maintenir de bonnes relations avec les freelances, c’est aussi leur apporter de la reconnaissance. Elle peut prendre la forme d’un compliment ou d’un retour plus constructif grâce au feedback qui leur permet de progresser sur les plans techniques et humains.
Parce qu’un freelance n’est pas un collaborateur, certains comportements doivent être évités pour ne pas être accusé de salariat déguisé.
Premièrement, ne lui imposez pas des horaires de travail. Le freelance reste libre d’organiser son temps comme il le souhaite. Bien entendu, la nature de la mission peut « l’obliger » à aligner en partie ses horaires à celles des salariés partenaires au projet, mais cela ne doit jamais être imposé par l’entreprise.
Deuxièmement, un freelance reçoit un brief et non pas des directives. Autrement dit, attention aux manœuvres sournoises, car il n’est pas une petite main là pour répondre à vos ordres. D’ailleurs, lui aussi a besoin que vous mettiez la main à la patte pour l’aider à mener à bien sa mission. Le management doit alors être participatif et non pas directif.
Troisièmement, ne cherchez pas à évaluer la performance du freelance. Là pour réaliser une mission définie dans le temps, il n’y a donc aucun objectif déterminé par l’entreprise. D’ailleurs, la notion même de performance n’a pas sa place dans la relation avec le travailleur indépendant, car l’on n’évalue pas le ratio valeur/coût comme on le fait avec les salariés.
Est-ce le responsable des achats ? Le chef de service chargé du projet ? Que nenni ! La personne idéale est le responsable RH ou à défaut le Head of community qui a pour mission de monter des équipes projet mixtes composées de collaborateurs et de freelances. Car n’oublions pas que le cœur d’activité du responsable RH est précisément de gérer les « ressources humaines ». Et les freelances ne sont-ils pas des ressources humaines au même titre que les salariés ?
Et si vous commenciez par accueillir vos freelances en les présentant au reste de l’équipe ? Cette initiative est un gage fort de considération pour les travailleurs indépendants et un excellent moyen de clarifier leur rôle. L’idéal étant d’organiser les présentations après la signature du contrat de mission et avant le démarrage du projet. Cet échange est aussi l’occasion de définir votre futur mode de fonctionnement pendant la durée de la mission.
Pensez également à proposer une démo de votre solution/produit. C’est un prérequis pour qu’il puisse en comprendre les tenants et aboutissants, et ainsi réaliser efficacement sa mission.
Comme dans le salariat, le management de freelance inclut un volet administratif. Or à ce sujet, il y a des progrès à faire comme le suggère Hannah Grochocinska, copywriter :
« Il n'y a pas assez de visibilité sur la durée de la mission, le plan de paiement et les contenus. Nous avons besoin de briefs détaillés pour chiffrer correctement la mission et bien faire notre job. Le gros point noir est d'ailleurs le délai de paiement. Je constate que de nombreuses entreprises et en particulier les grands groupes ne se rendent pas compte qu’un délai de paiement de 60 jours est trop long. Comment régler nos charges et nos dépenses » ?
Entre les retards de facturation, le manque de transparence en matière d’organisation, les processus mériteraient à être structurés. Pour cela, le Freelance Management System (FMS) est un outil qui peut vous aider !
Le Freelance Relationship Management (FMR) est l’équivalent d’un CRM (Customer Relationship management), mais à destination des travailleurs indépendants. Cet outil permet de centraliser des données sur les freelances avec lesquels vous collaborez (expertise, projets, tarif...).
Particulièrement utile si vous êtes amené à faire régulièrement appel à des travailleurs indépendants, le FMR vous aide à « recruter » les freelances par projet, à les fidéliser et donc à optimiser la gestion des compétences externes.
Dans l’optique de nouer un partenariat dans la durée, pourquoi ne pas inviter de temps à autre les freelances à l’un de vos événements ? Cela peut être une table ronde en relation avec leurs expertises ou bien un afterwork d’équipe.
En résumé, manager les freelances demande de se détacher du modèle de management appliqué aux salariés pour rester fidèles à l’autonomie et à la liberté qui caractérisent ces travailleurs indépendants. Et compte tenu des attentes des salariés, ce style pourrait bien inspirer les entreprises désireuses de “rafraîchir” le management des collaborateurs !
